Beskriv byggene og behovet
Antall bygg, adresser, alder, tekniske anlegg, kjente utfordringer og forventet oppdragsmengde gir leverandøren et bedre grunnlag. Skill mellom løpende service, akutte hendelser og planlagte prosjekter.
Avklar hvem som kan bestille
Styret bør navngi roller eller personer med bestillingsfullmakt og beskrive hva vaktmester, forretningsfører og beboere kan melde inn. Det reduserer feilbestillinger og uenighet om kostnader.
Lag realistiske prioritetsnivåer
En pågående lekkasje er noe annet enn en dryppende kran eller planlagt utskifting. Avtalen bør forklare hvilke hendelser som har prioritet og hvilken responstid leverandøren faktisk har forpliktet seg til.
Gjør prisene etterprøvbare
Timepris, reise, materiellpåslag, parkering, servicebil og eventuelle minimumsbeløp bør beskrives. For større oppdrag kan avtalen kreve skriftlig prisgrunnlag eller godkjenning før arbeidet fortsetter.
Knytt faktura til bygg og oppdrag
Avtal kostnadssted, bestillingsreferanse, fakturaadresse og hvordan arbeid, materiell og eventuelle avvik skal spesifiseres. Da blir styrets kontroll og senere historikk bedre.
Definer dokumentasjonen
Arbeidsrapport, bilder, produktdata og annen relevant dokumentasjon må tilpasses oppdragstypen. Avtalen bør også beskrive kontaktpunkt for avvik og hvordan leveransen evalueres over tid.