Arbeidsrapporten forklarer hva som er gjort
En arbeidsrapport bør identifisere adresse, dato, oppdrag, utført arbeid og relevante funn. Ved feilsøking er det nyttig å skille mellom symptom, observasjon, tiltak og anbefalt videre oppfølging.
Produktdata gjør senere utskifting enklere
Modell, artikkelnummer, kapasiteter og leverandørinformasjon er nyttig for beredere, pumper, ventiler, armaturer og andre komponenter. Typeskilt kan med fordel fotograferes når tilkomsten er god.
Kontroll må beskrives konkret
Det er ikke nok å skrive at alt er kontrollert dersom omfanget er uklart. Avklar hvilke tester, innreguleringer eller funksjonskontroller som inngår i den konkrete leveransen.
Bilder bør ha en hensikt
Bilder kan dokumentere før-situasjon, skjulte føringer, utført arbeid eller merking. De bør være datert eller knyttet til rom, anlegg og komponent, slik at en senere bruker forstår hva bildet viser.
FDV er mer enn en mappe
For større anlegg bør dokumentasjonen organiseres etter bygg, system og komponent. Tegninger, driftsforutsetninger, servicebehov og endringer må være søkbare og oppdateres når anlegget bygges om.
Avklar leveransen før oppstart
Dokumentasjonsbehovet er forskjellig for en kranutskifting og et teknisk rom. Bestiller og leverandør bør derfor avtale format, ansvar og omfang før pris og fremdrift fastsettes.